Boka besök framgångsrikt – så här gör proffsen!

Varför telefonen fortfarande vinner

Många säljare upplever det som svårt att ens komma fram till rätt person när de ringer, och väljer därför andra vägar – mail, sms eller sociala medier – för att etablera kontakt. Pröva dig fram själv vad som passar dig och er verksamhet bäst. Men en sak är säker: väljer du att ringa upp för att boka besök gäller det att vara förberedd och låta så naturlig som möjligt, med färdiga "slingor" som är genomtänkta och smakfulla.

De mest framgångsrika säljarna använder en struktur där de "date'ar" – de bokar in tid för ett sammanträffande, inte för att sälja över telefon.

Mall för att boka besök – datesamtalet

Skriv exakt ner hur du tänkt formulera dig – lita inte på att de bästa orden kommer av sig själva när du väl har kontakten på tråden. Ha ett manus som utgångspunkt, träna in det så att det låter naturligt, och tänk igenom röstläge, tempo och var du ska pausera. Då blir det lättare att anpassa dig och vara spontan när du väl pratar med din kontakt.

Presentation – namn och företag.
Anledning till samtal – ditt eget mål plus vinsten för kunden.
Alternativa tider – ange alltid två tider och låt kunden välja vilken som passar bäst.
Bekräfta – upprepa överenskommelsen: tid, plats med mera.
Frågor – eventuella frågor inför mötet ställs efter att besöket är bokat, aldrig innan.

"Slingor" – anledning till samtal

För att öka oddsen och faktiskt få till en tid i kalendern handlar det om att ha tänkt igenom smakfulla "slingor", så att personen känner att det finns ett verkligt värde i att avsätta tid för mötet. Här är några exempel att använda som inspiration och grund för dina egna formuleringar.

Goa kunder

❝Ringer dig för att hitta en tid för att presentera offerten…

❝Jag kommer ha med mig en produktspecialist nästa vecka som jag vill att du ska träffa – vi kan effektivisera/förbättra…

Kalla, sovande kunder

❝Vill träffa dig och visa nya områden där vi hjälper kunder att effektivisera…

❝Vill träffa dig för att fånga upp vårt samarbete och visa nya områden som kan vara väldigt intressanta för er…

Gammal kund – samma kontaktperson

❝Det var länge sedan vi var i kontakt med varandra och jag vill gärna träffa dig för att ge en uppdaterad bild av oss och hur vi hjälper företag att…

Gammal kund – ny kontaktperson (hos kund eller hos er)

❝Vi har jobbat med varandra i X år, och jag skulle vilja träffa dig för att berätta varför ni valde oss – och samtidigt presentera mig och några nyheter jag tror är intressanta för er…

❝Jag är ny säljare och din nya kontaktperson. Jag skulle vilja träffa dig och presentera mig, samt några nyheter jag tror är intressanta för er.

Kundämnen – "bryta ny mark"

❝Vi hjälper företag att öka/förbättra… och skulle vilja träffa dig för att visa vad ett samarbete med oss skulle kunna innebära.

❝Vi betraktas idag som en av de mest attraktiva samarbetspartnerna för företag som söker… och skulle vilja visa vad ett samarbete med oss kan innebära.

❝Vi hjälper våra kunder att tjäna mer pengar på sista raden, och skulle vilja visa vad ett samarbete med oss kan innebära.

Så hanterar du invändningar vid bokning

Många är avvaktande till om de verkligen vill avsätta tid just nu, och om mötet faktiskt kommer att "ge dem något". Var förberedd på de vanligaste invändningarna och svara lugnt och slagkraftigt. Strukturen är enkel: besvara invändningen kort, ställ sedan nästa fråga själv – med alternativa tider.

"Vi har redan en leverantör / är nöjda med de vi har"

Jag förstår att ni har en bra relation med er nuvarande leverantör, vilket är fantastiskt. Många av våra kunder sa samma sak innan de upptäckte att vi kunde erbjuda något som kompletterar eller förbättrar det de redan har. Jag skulle gärna vilja visa hur vi kan tillföra värde och ge er fler valmöjligheter, utan att störa den relation ni har idag.

❝Skulle det passa att diskutera det vidare vid ett kort möte nästa vecka eller veckan därpå?

"Skicka mer information så återkommer jag om det är intressant"

Det gör jag gärna! För att vara säker på att jag skickar det som är mest relevant för er, skulle det vara möjligt att vi tar ett kort samtal där jag snabbt kan stämma av era behov? Det tar bara några minuter och säkerställer att ni får rätt information som verkligen kan ge värde.

❝Kan vi ta den avstämningen direkt, eller ska jag höra av mig i början av nästa vecka?

"Inte intressant eller aktuellt just nu"

Jag förstår, och tajmingen är alltid viktig. Många av våra kunder kände likadant innan de upptäckte hur våra lösningar kunde hjälpa dem att spara tid och pengar direkt. Jag skulle vilja boka in ett kort möte, dels så att du får en bild av vilka möjligheter vi kan skapa, dels så att du vet vart du kan vända dig när behovet förändras.

❝Hur ser det ut för dig i början av nästa vecka på måndag eller tisdag?

"Det är många som ringer nu…"

Jag förstår att det kan kännas överväldigande med alla samtal. Jag respekterar er tid och vill bara ta några minuter för att snabbt ge en överblick av något jag tror kan göra stor skillnad för er. Om det inte visar sig vara relevant lovar jag att inte slösa mer av er tid.

❝Hur ser det ut i slutet av veckan, på torsdag eller fredag förmiddag?

"Inte tid"

Jag förstår helt, det är just därför jag vill se till att den lilla tid vi investerar tillsammans verkligen ger ett värde. Jag kan anpassa mig efter er kalender och tänkte mig ett kort 15-minutersmöte för att se om vi kan hjälpa er på lång sikt.

❝När skulle det kunna passa dig – i slutet av den här veckan, eller ska vi ta det nästa vecka?

"Dåliga erfarenheter – det ger ingen effekt"

Jag beklagar att ni har haft en sådan upplevelse tidigare, det kan jag förstå skapar tveksamhet. Det vi erbjuder skiljer sig från vad ni kanske upplevt förut, och jag vill gärna visa hur vi jobbar annorlunda för att skapa faktiska resultat.

❝Tänkte ett kort möte för att visa varför företag med höga krav på sina samarbetspartners använder oss – hur ser det ut för dig nästa vecka på onsdag eller torsdag?

"Vi har ett policybeslut att inte satsa nu"

Jag respekterar att ni har en policy på plats. Ofta kan det ändå vara värdefullt att hålla sig uppdaterad om vilka möjligheter som finns när tiden kommer. Vi kan boka ett möte längre fram, och under tiden håller jag dig löpande informerad om lösningar som kan bli aktuella.

❝Vilken är din mailadress? Ska jag återkomma till dig innan eller efter årsskiftet?

Sju saker att tänka på under samtalet

Använd "datesamtalet" till att boka en tid för sammanträffande – inte till att försöka sälja.
Var lugn, tala sakta, jämnt och distinkt.
Din röst ska reflektera förtroende och balans – var lätt att förstå och ha en vänlig ton.
Var envis, men inte anstötlig.
Använd alltid alternativ – erbjud två tider, aldrig bara en.
Kom ihåg att det är du som håller i planeringen – det är du som ger de eventuella tiderna.
Det är det sammanlagda resultatet som räknas – mät och följ upp för att hitta dina förbättringsområden snabbare.

Förbered manuset, träna in tonen och ha alltid två tider redo – då blir "datesamtalet" en bokad tid i kalendern istället för ett nej i telefonen. Lycka till!